Vraagbaak
Je nieuwe medewerker beantwoordt in week 1 al zelf klantvragen.
Second Brain zet alle kennis van je bedrijf op één plek: documenten, afspraken, werkwijzen en klantinfo. Je nieuwe medewerker vraagt het aan Second Brain en krijgt antwoord, met de bron erbij. Zonder mappen door te zoeken of een ervaren collega te storen.
Bekijk hoe het werkt
Herkenbaar?
Dag 3. De klant hangt aan de lijn. Tijmen weet het antwoord niet.
Tijmen werkt sinds maandag op de binnendienst van een installatiebedrijf. Mevrouw Mulder belt: haar warmtepomp geeft foutcode E12. Valt dat onder de garantie?
Het antwoord bestaat wel. Het staat ergens in een map of een contract. Of het zit in het hoofd van Ria, die hier al negentien jaar werkt.
Dus de klant wacht, Ria wordt weer gestoord en Tijmen voelt zich onzeker. En morgen gebeurt precies hetzelfde, bij de volgende vraag.
Stap 1
Mevrouw Mulder belt
“Mijn warmtepomp geeft foutcode E12. Valt dat onder de garantie?”
Stap 2
Tijmen zoekt in de gedeelde map
Welke is de goede?
Stap 3
Tijmen vraagt het aan Ria
Ria, heb je even? Klant aan de lijn over garantie.
Ria zit in een overleg tot 11.30 uur
Stap 4
“We bellen u vanmiddag terug.”
Zeven minuten in de wacht, en nog steeds geen antwoord.
Zo werkt het
Dezelfde vraag, nu aan Second Brain
Tijmen werkt met Second Brain: AI die alle kennis van het bedrijf kan doorzoeken. Klik op “Volgende” en kijk mee.
Stap 1
Tijmen stelt de vraag in gewone woorden
Hij typt de vraag zoals de klant hem stelt, zonder zoektermen of mappen.
Mevrouw Mulder aan de lijn. Haar warmtepomp geeft foutcode E12. Valt dat onder de garantie?
Stap 2
Second Brain zoekt in alle kennis van het bedrijf
Klantdossiers, contracten, werkinstructies en handboeken: Second Brain zoekt overal tegelijk en pakt alleen wat bij deze vraag hoort.
Zoekt in alles waar Tijmen bij mag
- HR-dossiers Tijmen heeft hier geen toegang toe
2.358 documenten doorzocht, 5 relevante gevonden
Stap 3
Second Brain controleert wat klopt voor deze klant
Ook met oude versies in de map: Second Brain zoekt in het klantdossier op wanneer de warmtepomp is geplaatst en pakt de voorwaarden die voor haar gelden.
Controleert wat klopt voor deze klant
- Klant gevonden: mevrouw Mulder. Haar warmtepomp is geplaatst op 14 maart 2023.
- Foutcode E12 betekent een storing in de temperatuursensor van de buitenunit.
- Welke is de goede? Voor een warmtepomp uit 2023 gelden de garantievoorwaarden van 2023.
- 2019: 2 jaar garantie
- 2023: 5 jaar garantie
- Onderhoudscontract Comfort is actief: arbeid en voorrijkosten zijn inbegrepen.
4 punten gecontroleerd voor deze klant
Stap 4
Tijmen krijgt het antwoord, met de bron erbij
Bij elk stuk staat waar het vandaan komt, dus Tijmen kan het nakijken voordat hij het de klant vertelt.
Ja, dit valt onder de garantie.
- E12 is een storing in de sensor van de buitenunit. Laat mevrouw Mulder de warmtepomp eerst uitzetten en na 1 minuut weer aanzetten.
- Helpt dat niet, dan is het onderdeel gedekt: 5 jaar garantie op onderdelen, en haar warmtepomp is geplaatst op 14 maart 2023.
- Ze heeft een onderhoudscontract, dus arbeid en voorrijkosten zijn ook gratis. Plan binnen 2 werkdagen een monteur in.
- Storingscodes warmtepompen, Werkinstructie service, storing E12
- Garantievoorwaarden 2023, Artikel 4.2
- Klantdossier mevrouw Mulder, Installatie 14-03-2023
- Onderhoudscontract Comfort, Artikel 3
2.358 documenten doorzocht, 4 punten gecontroleerd
Mevrouw Mulder hangt op met een afspraak voor donderdag.
Eén minuut aan de lijn, en ze heeft haar antwoord. Ria heeft er niets van gemerkt.
Het resultaat
Tijmen vindt de hele week zelf de antwoorden
Zo ziet Second Brain eruit. Kies een dag uit de eerste week van Tijmen. Kijk ook bij vrijdag: daar staat het antwoord nergens, en dat zegt Second Brain dan ook.
Stap 1
Maandag
Hoe plan ik een monteur in voor een storing?
Zo plan je een storing in:
- Maak in de planning een nieuwe afspraak aan en kies het type “Storing”.
- Kies de eerste vrije monteur in de regio van de klant. Heeft de klant een onderhoudscontract, dan moet het binnen 2 werkdagen.
- Zet de foutcode in het veld “Opmerking”, dan neemt de monteur het juiste onderdeel mee.
- Werkinstructie planning, Stap 1 tot en met 4 Stap 3. Kies de eerste vrije monteur in de regio van de klant. Heeft de klant een onderhoudscontract, plan de afspraak dan binnen 2 werkdagen. Zet de foutcode altijd in het veld Opmerking.
- Onderhoudscontract Comfort, Artikel 3 Artikel 3. Bij een storing komt er binnen 2 werkdagen een monteur. Arbeid en voorrijkosten zijn inbegrepen.
Stap 2
Dinsdag
Hoe vraag ik een vrije dag aan?
Via het personeelsportaal, onder “Verlof”.
- Vraag een vrije dag minstens 2 weken van tevoren aan.
- Je leidinggevende reageert binnen 3 werkdagen.
- Wil je in je eerste 3 maanden langer dan een week weg? Overleg dat dan eerst met je leidinggevende.
- Personeelshandboek, Hoofdstuk 5, verlof 5.2 Verlof aanvragen. Vraag verlof minimaal twee weken van tevoren aan via het personeelsportaal. Je leidinggevende reageert binnen drie werkdagen.
Stap 3
Woensdag
Valt foutcode E12 bij mevrouw Mulder onder de garantie?
Ja, dit valt onder de garantie.
- E12 is een storing in de sensor van de buitenunit. Laat haar de warmtepomp eerst uitzetten en na 1 minuut weer aanzetten.
- Helpt dat niet: 5 jaar garantie op onderdelen, en haar warmtepomp is geplaatst op 14 maart 2023.
- Door haar onderhoudscontract zijn arbeid en voorrijkosten gratis. Plan binnen 2 werkdagen een monteur in.
- Storingscodes warmtepompen, Werkinstructie service, storing E12 E12. Storing temperatuursensor buitenunit. Laat de klant de warmtepomp eerst uitzetten en na 1 minuut weer aanzetten. Blijft de storing, plan dan een monteur in.
- Garantievoorwaarden 2023, Artikel 4.2 Artikel 4.2. Op onderdelen van warmtepompen geldt 5 jaar garantie, gerekend vanaf de installatiedatum.
- Klantdossier mevrouw Mulder, Installatie 14-03-2023 Warmtepomp lucht/water, 8 kW. Geplaatst op 14 maart 2023. Onderhoudscontract: Comfort.
- Onderhoudscontract Comfort, Artikel 3 Artikel 3. Arbeid en voorrijkosten zijn inbegrepen. Bij een storing komt er binnen 2 werkdagen een monteur.
Stap 4
Donderdag
Wat hebben we vorige maand afgesproken met de VvE aan de Lindelaan?
Op 12 augustus is met het bestuur van de VvE afgesproken:
- Alle 24 cv-ketels krijgen op één dag onderhoud: dinsdag 13 oktober.
- Wij sturen de bewoners uiterlijk 6 oktober een brief.
- De voorrijkosten rekenen we één keer, niet per woning. Zo staat het ook in de offerte.
- Notulen overleg VvE Lindelaan, 12 augustus Afspraken. Onderhoud van alle 24 ketels op dinsdag 13 oktober. De bewoners krijgen vooraf een brief van het installatiebedrijf.
- Offerte onderhoud VvE Lindelaan, Voorrijkosten Onderhoud van 24 cv-ketels op één dag. Voorrijkosten worden één keer berekend, niet per woning. Wij informeren de bewoners uiterlijk 6 oktober per brief.
Stap 5
Vrijdag
Doen we ook onderhoud aan zonnepanelen?
Dat kan ik nergens vinden.
- In het dienstenoverzicht staan alleen cv-ketels, warmtepompen en airco’s. Zonnepanelen worden nergens genoemd.
- Beloof de klant dus nog niets en vraag het na bij de planning.
- Weet de planning het antwoord? Laat het dan toevoegen, zodat de volgende collega het meteen vindt.
- Dienstenoverzicht 2025, Onze diensten Wij installeren en onderhouden cv-ketels, warmtepompen en airco’s. Voor elk van deze apparaten bieden we een onderhoudscontract aan.
Iedereen ziet alleen wat hij mag zien
Jij bepaalt wie waarbij kan. Second Brain kijkt nooit verder dan de collega die de vraag stelt.
Staat het nergens, dan zegt Second Brain dat
Wat nog ontbreekt, zet een collega er één keer bij. Keurt degene die erover gaat het goed, dan vindt iedereen het.
Toegang tot je bedrijfskennis
De Second Brain-omgeving draait in Europese datacenters. Toegangsrechten bepalen welke kennis iemand kan gebruiken.
Werkt met wat je al hebt
Je levert je mappen aan zoals ze zijn, ook als het een rommeltje is. Wij zetten ze klaar.
Voor en na
Minder zoeken, minder “heb je even?”
- per dag zoekt een kenniswerker gemiddeld naar informatie, volgens een schatting uit 2012.
- 1,8 uur
Omgerekend is dat ruim een hele werkdag per week.
Bron: McKinsey Global Institute, The social economy (2012), https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy. Daar gaat het om 8,8 van de 46,5 uur per week (19%) voor kenniswerkers; gedeeld door 5 werkdagen en afgerond is dat 1,8 uur per dag. De omrekening naar een werkdag is van ons.
Zonder Second Brain
- Een klantvraag Zoeken, rondvragen en de klant terugbellen
- Een nieuwe medewerker Loopt weken mee en heeft voor alles iemand nodig
- Je ervaren mensen De hele dag “heb je even?”
- Als iemand vertrekt Gaat de kennis mee de deur uit
Met Second Brain
- Een klantvraag Het antwoord met bron, terwijl de klant nog aan de lijn is
- Een nieuwe medewerker Vindt vanaf week 1 zelf de antwoorden
- Je ervaren mensen Houden tijd over voor hun eigen werk
- Als iemand vertrekt Blijft wat is vastgelegd gewoon vindbaar
Rekenvoorbeeld: Stel: Ria krijgt tien van zulke vragen per dag, van vijf minuten elk. Dan kost dat je meest ervaren kracht ruim vier uur per week. Dit is een voorbeeld, geen meting. Hoeveel van die vragen zijn er bij jullie?
De namen en gegevens in dit voorbeeld zijn verzonnen.
Ook toepasbaar in
Dezelfde aanpak werkt ook voor
Een groothandel
De binnendienst ziet in één vraag welke prijsafspraken en leveringsvoorwaarden voor een klant gelden.
Sales en accountmanagement
Alles over een klant in één vraag: afspraken, offertes en gespreksverslagen. Ook als de accountmanager op vakantie is.
Zorg en welzijn
Een invalkracht vindt meteen het protocol en de afspraken per cliënt, zonder de teamleider te bellen.
Herken je dit?
Laten we kijken wat dit voor jou kan doen. Een gesprek van twintig minuten over de vragen die bij jullie steeds terugkomen. Je levert je mappen aan. Wij richten Second Brain voor je in. Je team logt in, stelt vragen en krijgt antwoord, met de bron erbij. Eenmalige inrichting, daarna een vast bedrag per maand, zonder kosten per gebruiker. Maandelijks opzegbaar. Second Brain draait al bij klanten van TwoFeetUp.