Ga naar inhoud

Aanvraagassistent

Nog voordat jij de aanvraag leest, staat het antwoord al klaar.

Een klant mailt een aanvraag. AI leest de mail, zet het event in je eigen planningssysteem, maakt een conceptofferte en schrijft het antwoord. Jij controleert en drukt op verzenden.

Voor eventbureaus, locaties en andere bedrijven die elke week aanvragen per mail krijgen.

Bekijk hoe het werkt

Het probleem

Elke aanvraag is nu handwerk

Iris is eventmanager. Op maandagochtend staan er elf nieuwe aanvragen in haar mailbox. Bij elke aanvraag doet ze hetzelfde: mail lezen, zalen checken, alles overtypen in de planning, prijzen opzoeken, een offerte maken en een antwoord schrijven.

Tegen de lunch zijn er zes de deur uit. Vijf klanten wachten nog. Hoe lang wachten zij, voordat ze een ander bureau mailen?

  • Dezelfde datum, gasten en wensen drie keer intypen
  • Klanten die intussen een ander bureau mailen
  • Eén tikfout en de planning of de offerte klopt niet

Zo werkt het

Vier stappen, en alleen de laatste is voor jou

AI is hier software die we koppelen aan je mailbox en je planningssysteem. Daardoor kent het jullie zalen, prijzen en klanten. Volg één aanvraag van mail tot verstuurd antwoord, stap voor stap met Vorige en Volgende.

Stap 1

AI leest de mail

AI haalt datum, aantal gasten, wensen en budget uit de mail, en noteert wat er nog ontbreekt.

Nog onbekend: hoe laat de borrel eindigt en hoeveel mensen vegetarisch eten. Die vragen komen in het antwoord.

Inbox: aanvraag congres 12 maart van Marloes de Vries, met wat de AI eruit haalt
Voorbeeld met verzonnen namen en gegevens.

Voorbeeld met verzonnen namen, datums en bedragen.

Het resultaat

Je begint je dag met het voorwerk gedaan

Dit zie je als je 's ochtends je mailbox opent. De nieuwe mails zijn al gelezen, gesorteerd en voorbereid. Jij ziet in één oogopslag wat klaarstaat en waar jouw keuze nodig is.

Je mailbox, vanochtend

  • 3 klaar om te versturen
  • 1 keuze voor jou
  • 1 gesorteerd
  • Kennisdag · 150 personen · vrijdag 12 maart: In optie gezet, offerte van € 14.724,60 gemaakt, antwoord klaar. (Klaar om te versturen)
  • Directieoverleg · 14 personen · dinsdag 20 oktober: In optie gezet, offerte van € 1.290,00 gemaakt, antwoord klaar. (Klaar om te versturen)
  • Productlancering · 80 personen · donderdag 3 december: De klant wil de grote zaal, maar die is bezet. Twee andere mogelijkheden staan klaar: jij kiest. (Kies jij)
  • Teamuitje · 35 personen · datum nog onbekend: De datum ontbreekt. Een mail met die vraag staat voor de klant klaar. (Klaar om te versturen)
  • Vraag over een factuur: Geen aanvraag, dus alleen gesorteerd: hij staat in de map Facturen. (Gesorteerd)

  • Niets gaat vanzelf de deur uit

    Elk antwoord blijft een concept tot jij op verzenden drukt. Klopt er iets niet, dan pas je het eerst aan.

  • Een optie, geen boeking

    Het event staat voorlopig in je planning, zo lang als jij dat instelt. De klant hoort er pas van als jij het antwoord verstuurt.

  • Kan een wens niet? Dan beslis jij

    Is de gevraagde zaal bezet of ontbreekt er een gegeven, dan legt AI de keuze bij jou neer, met de mogelijkheden erbij.

  • Je houdt je eigen systemen

    AI werkt in de mailbox en het planningssysteem die je al hebt. Of dat bij jouw systemen kan, zoeken we in het eerste gesprek uit.

Je mailbox, vanochtend: 3 klaar om te versturen, 1 keuze voor jou, 1 gesorteerd
Voorbeeld met verzonnen namen en gegevens.

Voor en na

Van overtypen naar controleren

Wat er moet gebeuren: Nu / Met deze aanpak

  • Mail lezen en uitzoeken wat de klant wil: Jij / AI
  • Zalen checken en alles overtypen in de planning: Jij / AI
  • Offerte opbouwen met jullie prijzen: Jij / AI, als concept
  • Antwoord schrijven: Jij / AI, als concept
  • Nalezen en op verzenden drukken: Jij / Jij

Reken het uit met je eigen getallen

Een rekenvoorbeeld, geen gemeten resultaat. Reken het door voor jouw situatie.

Wat dit nu kost

Aanvragen per week
15
Minuten per aanvraag, van lezen tot versturen
40
per week, aan lezen, overtypen, rekenen en schrijven. Met deze aanpak verschuift dat werk naar nalezen.
10 uur

Stel: 15 aanvragen van 40 minuten. Dat is 1,3 werkdagen per week.

Nieuw als geheel, gemaakt van bestaande onderdelen

Voor een eventbureau bouwden we de twee helften al los: AI die mail leest, sorteert en antwoorden voorbereidt, en AI die zelf in hun planningssysteem werkt. Hier zetten we ze achter elkaar, met de conceptofferte als verbindend stuk.

Voorbeeld met verzonnen gegevens. Namen, datums en bedragen zijn niet echt.

Ook toepasbaar in

Ook voor andere bedrijven die aanvragen per mail krijgen

  • Installatie en onderhoud

    “Kunnen jullie volgende week de airco in ons kantoor onderhouden?” De afspraak staat in de planning en de prijsopgave is klaar.

  • Groothandel

    “Graag 40 dozen printpapier en 12 toners, levering vrijdag.” De order staat in je systeem en de orderbevestiging ligt klaar.

  • Trainingen en opleidingen

    “Kunnen jullie in mei een training geven aan twintig teamleiders?” De datum staat in de planning, met een offerte en een antwoord.

Herken je dit?

Vertel ons hoe aanvragen bij jou binnenkomen. Dan kijken we samen wat dit voor jou kan doen. TwoFeetUp richt dit voor je in, op je eigen mailbox en planningssysteem. Het eerste gesprek duurt 20 minuten en is zonder kosten.

Plan een gesprek Alle voorbeelden