CRM-assistent
Je CRM klopt, zonder dat je team erin hoeft te klikken.
Je mensen regelen hun sessies en klantgegevens met een gewoon chatbericht, in de chat-app die ze al gebruiken. Een digitale assistent controleert of het volgens jullie regels mag, zet het netjes in het CRM (je klantsysteem) en vraagt de backoffice alleen iets als het echt nodig is.
Voor bedrijven met veel coaches, adviseurs of trainers
Bekijk hoe het werkt
Tien mensen in één CRM, tien manieren van invullen
We bouwden dit voor een organisatie met veel mensen die afspraken inplannen. De namen en voorbeelden op deze pagina zijn verzonnen.
Maandagochtend. Mirjam van de backoffice opent het CRM, het systeem met alle klanten en afspraken. Tien coaches werkten er vorige week zelf in, ieder op zijn eigen manier.
Jan Bakker staat er twee keer in. Een klant kreeg een herinnering voor de verkeerde dag. En in haar inbox wachten vier keer ‘Kun jij even…?’.
Haar maandag gaat op aan opruimen. Niemand doet het expres fout: een CRM is gewoon niet gemaakt voor tien drukke mensen die er tussen twee gesprekken door ‘even’ iets in zetten.
CRM · Vorige week, door tien coaches zelf ingevuld
Thijs: sessie 3 verzet naar do 8 okt
Als nieuwe sessie aangemaakt. De oude op dinsdag staat er ook nog.
Thijs: nieuwe klant aangemaakt
Jan staat er nu twee keer in
Fleur: sessie 4 gepland op wo 7 okt
Sessie 4 staat nu vóór sessie 3. De volgorde klopt niet.
Maud: sessie 2 verzet naar ma 5 okt
Sophie had de herinnering voor de oude dag al. Niemand heeft het haar verteld.
Inbox van Mirjam
- Iris Kun jij mijn sessies van deze week invullen?
- Daan Ik kan de klanten van mijn collega niet aanpassen.
- Noor Welke sessie van Mila is nu de derde?
- Thijs Ik heb Jan per ongeluk dubbel aangemaakt.
Met de assistent: één chatbericht, en het staat goed
Volg twee verzoeken van Thijs. Klik steeds op ‘Volgende’.
Stap 1
Thijs typt wat hij wil, de assistent zoekt het uit
De assistent zoekt in het CRM uit welke Jan, welke sessie en welke donderdag Thijs bedoelt.
Wat bedoelt Thijs precies?
- “Kun je mijn sessie met Jan van dinsdag naar donderdag 14:00 zetten?”
- Thijs heeft twee klanten die Jan heten. Alleen Jan Bakker heeft dinsdag een sessie met hem.
- Sessie 3 van de 6 in Jans coachtraject
- Een sessie duurt een uur. De eindtijd vult de assistent zelf in.
Twijfelt de assistent, dan vraagt hij het eerst aan Thijs.
Stap 2
De assistent controleert de regels
Voordat er iets verandert, kijkt de assistent of het volgens jullie regels mag.
Mag dit volgens jullie regels?
- Jan is een klant van Thijs Coaches passen alleen hun eigen klanten aan
- De volgorde van het traject klopt nog Sessie 3 blijft na sessie 2 en vóór sessie 4
- Er komt geen dubbele sessie bij De bestaande sessie schuift op, er komt geen nieuwe bij
- Jan kreeg al een herinnering voor dinsdag Die herinnering verandert niet vanzelf mee. De assistent zegt het tegen Thijs.
Het zijn jullie eigen regels. Die leggen we vooraf samen met je backoffice vast.
Stap 3
Thijs zegt ja, het CRM is bijgewerkt
Pas als Thijs de wijziging heeft gezien en ‘ja’ zegt, wordt het CRM aangepast.
Wat er in het CRM verandert
- Dit ga ik aanpassen: Sessie 3 met Jan Bakker
- Let op: Jan kreeg al een herinnering voor dinsdag. Laat hem even weten dat het donderdag wordt. Zal ik het doorvoeren?
- Verzet door Thijs, via de chat
- Thijs heeft akkoord gegeven
- Gedaan. Je sessie met Jan staat nu op donderdag 8 oktober, 14:00 tot 15:00.
Heeft de assistent iets verkeerd begrepen? Dan ziet Thijs dat vóór hij ‘ja’ zegt.
Stap 4
De backoffice alleen als het echt nodig is
Valt een vraag buiten de regels, dan legt de assistent die met alle gegevens voor aan de backoffice.
Een tweede vraag, die buiten de regels valt
- Een zevende sessie voor Jan? Zijn coachtraject heeft er 6. Of er een extra sessie bij mag, beslist een mens.
- Voor Mirjam van de backoffice voorgelegd door de assistent
- Traject heeft 6 sessies, alle 6 zijn ingepland
- Top, dank je. Kan Jan er nog een extra sessie bij krijgen? Vrijdag 16 okt om 10:00?
- Jans coachtraject heeft 6 sessies. Een extra sessie valt daarbuiten, dus dat beslist de backoffice. Ik heb het met alle gegevens aan Mirjam voorgelegd.
- Mirjam Akkoord, plan hem maar in.
- Mirjam is akkoord. Sessie 7 met Jan staat op vrijdag 16 oktober, 10:00 tot 11:00.
De assistent zet de sessie in het CRM en laat het Thijs weten.
Voorbeeldweek, verzonnen gegevens
Een week later: het CRM klopt en Mirjam heeft nog twee vragen
Dezelfde tien coaches, maar nu gaat alles via de assistent.
CRM · Vorige week, via de assistent
Thijs: sessie 3 verzet naar do 8 okt, 14:00
Alleen de datum is aangepast. Jan staat er één keer in.
Fleur: sessie 3 naar voren gehaald, sessie 4 erna
In de goede volgorde
Maud: sessie 2 verzet naar ma 5 okt
Maud wist dat ze Sophie zelf moest inlichten
Iris: drie sessies gepland met één bericht
In één keer, in de goede volgorde
Inbox van Mirjam
- Extra sessie voor Jan Bakker? Valt buiten zijn coachtraject. Gevraagd door Thijs, alle gegevens staan erbij.
- Daan neemt klanten van een collega over Toegang geven doet de backoffice. Welke klanten het zijn, staat erbij.
Je coaches chatten, je backoffice beslist, je CRM klopt
Iedereen klikt zelf
- Een sessie verzetten Inloggen, klant zoeken, sessie openen, datum en tijd aanpassen
- De backoffice Krijgt elk los verzoekje en ruimt de fouten op
- Je gegevens Dubbele klanten, verkeerde volgorde, verkeerde herinneringen
Via de assistent
- Een sessie verzetten Eén chatbericht in je eigen woorden, en even ‘ja’ zeggen
- De backoffice Krijgt alleen de uitzonderingen, met alle gegevens erbij
- Je gegevens Compleet en op de juiste plek, en je ziet wie wat heeft gewijzigd
Wat kost het nu? Reken het uit met je eigen schatting
Hoeveel uur per week gaat er nu op aan opruimen en navragen?
- aan opruimen en navragen (bij 4 uur per week en 46 werkweken). Hoeveel de assistent daarvan overneemt, rekenen we graag met je uit.
- 184 uur per jaar
De namen en gegevens op deze pagina zijn verzonnen.
Ook toepasbaar in
Dezelfde aanpak werkt ook voor
Overal waar veel mensen iets moeten bijhouden in één systeem, en niemand daar zin in heeft.
Een salesteam
“Gesprek met Van Dijk gehad. Offerte volgt vrijdag, bel over twee weken terug.” De klant, de notitie en de terugbelafspraak staan meteen goed in het CRM.
Een installatiebedrijf
“Klus bij Pietersen klaar. Twee uur gewerkt, één nieuwe kraan.” Monteurs melden het vanuit de bus. De werkbon staat klaar voor de factuur.
Een makelaarskantoor
“Bezichtiging Lindelaan 12 verzet naar zaterdag 11:00.” Makelaars regelen het tussen twee afspraken door. De agenda en het woningdossier kloppen.
Herken je dit?
Laten we kijken wat dit voor jou kan doen. Vertel ons hoe je team nu met het CRM werkt, dan laten we zien hoe dit er bij jou uit kan zien. We bekijken hoe je team nu werkt, met je eigen CRM en chat-app. We leggen samen met je backoffice de regels vast. Je team chat, de assistent houdt het CRM op orde. Of ga naar twofeetup.com/contact