Documentsorteerder
Je documenten komen vanzelf in het dossier van de juiste zending. Twijfelt de AI? Dan beslist een mens.
Facturen, vrachtbrieven, contracten en certificaten komen binnen per mail, als pdf, scan of foto. Slimme software (AI) leest elk document, herkent wat het is en legt het in het dossier van de juiste zending. Twijfelt de AI, dan komt het document op je lijst ‘Te controleren’.
Voor handelsbedrijven, importeurs en groothandels die elke dag stapels documenten verwerken.
Bekijk hoe het werkt
Het probleem
Elke ochtend een stapel bijlagen die iemand met de hand uitzoekt.
Maandag, half negen. Marloes van de importafdeling opent de gedeelde mailbox: 63 nieuwe bijlagen. Ze opent ze één voor één, zoekt het ordernummer op en sleept elk bestand naar de map van de juiste zending.
Om half twaalf is ze nog bezig. En of zending 0415 compleet is, merkt ze pas als de container in de haven wacht op één ontbrekend papier. Elke extra dag kost geld.
Wat is dit? Dat weet je pas als je hem opent.
Zo werkt het
Van bijlage tot dossier, in vijf stappen.
We volgen zeven bijlagen uit die stapel. Links komt de post binnen, in het midden leest de AI het document, rechts staan je lopende zendingen uit je eigen administratie. Met Vorige en Volgende blader je zelf door de stappen.
Stap 1
Er komt een bijlage binnen
Een vervoerder mailt scan_0923.pdf, en aan die naam zie je niet wat het is.
Stap 2
AI leest het document
Net als een collega ziet de AI meteen: een vrachtbrief, met container, order en leverancier.
Stap 3
De AI zoekt de juiste zending
Container, order en leverancier staan ook bij zending 0412, dus daar komt de vrachtbrief in het dossier.
Past bij zending 0412. Order 24-0871, container RTMU 481220-5 en Lotus Bay Outdoor: alle drie kloppen.
Stap 4
Bij twijfel beslist een mens
Er staat geen order- of containernummer op en twee zendingen komen in aanmerking, dus de AI gokt niet maar laat Marloes kiezen.
Welke is het?
- Deze factuur past bij twee zendingen van dezelfde leverancier.
- Er staat geen order- of containernummer op.
Stap 5
De rest gaat vanzelf
Zo gaat de hele stapel, en per zending zie je wat er nog ontbreekt.
Klaar. In dit voorbeeld: 6 bijlagen vanzelf in het juiste dossier, 1 na de keuze van Marloes.
Het resultaat
Per zending alles bij elkaar. Zonder zoeken.
Maandag, half negen. Marloes opent geen 63 bijlagen meer, alleen haar lijst ‘Te controleren’ (rechtsboven). En ze ziet meteen dat bij zending 0415 het certificaat nog ontbreekt.
Ook scans en foto's
Pdf's, scans en foto's van een telefoon. In het Nederlands, Engels, Duits, Frans of Spaans.
Werkt met je eigen orders
De AI vergelijkt elk document met je lopende orders en zendingen. Die komen uit je eigen administratie; bij de start richten we dat samen in.
Iets verkeerd? Verplaats het
Met een paar klikken. Die correctie gebruikt de AI bij vergelijkbare documenten, binnen jullie eigen omgeving.
Voorbeeldscherm met verzonnen namen en nummers.
Wat staat er in dit beeld?
Zendingen: 0412 tuinstoelen compleet, 0415 bamboe vloerdelen 1 ontbreekt, 0416 bamboe vloerdelen 2 ontbreken. Te controleren: 0. Uitgelicht zending 0415, wacht op certificaat: order 24-0879, bamboe vloerdelen, Blue River Bamboo, China naar Rotterdam, aankomst 6 oktober.
| Document | Bestand | Binnengekomen | Geplaatst door |
|---|---|---|---|
| Contract | Contract 24-0879.pdf | 12 aug, doorgestuurd door inkoop | AI, vanzelf |
| Factuur | INV-88213.pdf | 24 sep, mail van de leverancier | Marloes |
| Vrachtbrief | BL copy.pdf | 25 sep, mail van de vervoerder | AI, vanzelf |
| Certificaat | Nog niet ontvangen | Nog niet binnen |
Voor en na
Van alles zelf uitzoeken naar alleen de twijfelgevallen.
Nu
- Elke bijlage openen om te zien wat het is
- Ordernummer opzoeken en naar de juiste map slepen
- Pas merken dat er iets ontbreekt als de zending stilstaat
- Alles zelf uitzoeken
Met documenten die zichzelf archiveren
- Elke bijlage wordt gelezen zodra hij binnenkomt
- Hij komt vanzelf in het dossier van de juiste zending
- Per zending zie je wat binnen is en wat ontbreekt
- Je team kijkt alleen nog naar twijfelgevallen
Rekenvoorbeeld: wat het uitzoeken nu kost
Stel, je team verwerkt 40 bijlagen per dag en is er 2 minuten per stuk mee bezig. Dan gaat er 6,7 uur per week naar openen, opzoeken en slepen. Reken je met € 50 per uur en 46 werkweken, dan is dat zo'n € 15.300 per jaar.
Gerekend met 5 werkdagen per week. Dit is wat het uitzoeken nu kost, geen belofte van wat je bespaart. Reken met je eigen aantallen.
Alle namen, nummers en documenten op deze pagina zijn verzonnen.
Ook toepasbaar in
Dezelfde aanpak past ook buiten de handel.
Een installatiebedrijf
Werkbonnen, keuringsrapporten en pakbonnen komen vanzelf bij het juiste project.
Een administratiekantoor
Bonnetjes en facturen van klanten staan vanzelf bij de juiste klant en het juiste kwartaal.
De afdeling HR
Getekende contracten en diploma's komen vanzelf in het juiste personeelsdossier.
Herken je dit?
Laten we kijken wat dit voor jou kan doen. Deze aanpak draait al bij een handelsbedrijf met veel zendingen. In een eerste gesprek kijken we samen welke documenten bij jullie binnenkomen en waar ze horen.