Projectportaal
Iedereen weet wie wat doet. Zonder rondbellen.
Stuur het verslag van je overleg door, zoals je het schreef. Daar komen actiepunten uit met een naam en een datum, op één plek voor alle partijen. Elke partij ziet alleen wat voor haar bedoeld is.
Voor projecten waarin meerdere bedrijven samenwerken
Bekijk hoe het werkt
Herkenbaar?
Afgesproken in het overleg. Maar door wie?
Maandag, 7.40 uur.
Femke is projectcoördinator bij een onderaannemer in de infra, die kabels onder de straat vervangt. Ze heeft drie gemiste oproepen van de hoofdaannemer: is de vergunning voor de Lindelaan al verlengd?
Dat is twee weken geleden afgesproken in het bouwoverleg. Maar wie zou het regelen? Femke zoekt in haar mail en in de appgroep. De notulen staan op de laptop van de uitvoerder, en die is op vakantie. De vergunning blijkt verlopen. De graafploeg staat een dag stil.
- 3 gemiste oproepen: Niels, hoofdaannemer
- RE: RE: FW: planning Lindelaan: Zie bijlage. Of was het de vorige versie?
- Appgroep Lindelaan · 14 deelnemers: Niels: Wie had die vergunning ook alweer? Ik dacht jij?
- Notulen overleg v3 DEF (2).docx: Staat op de laptop van de uitvoerder
- vergunning!!
Iedereen was erbij. Niemand was eigenaar.
Zo werkt het
Van verslag tot afgevinkt actiepunt
Volg één bouwoverleg door het projectoverzicht, stap voor stap met Vorige en Volgende.
Stap 1
Het verslag gaat erin
Na het bouwoverleg stuurt uitvoerder Olaf zijn aantekeningen door, gewoon zoals hij ze opschreef. Alleen wat je doorstuurt, komt erin.
- vergunning loopt vr 16/10 af, moet verlengd worden
- femke stuurt nieuwe tekeningen naar hoofdaannemer, uiterlijk di 20/10
- asfalt schuift waarschijnlijk week op (gemeente)
- tussen ons: ploeg volgende week krap, 2 man ziek
Stap 2
De AI haalt eruit: wat, wie en wanneer
De AI leest het verslag zoals een oplettende collega en maakt van elke afspraak een actiepunt met een naam en een datum. Mist er een naam, zoals bij de vergunning? Dan zie je dat meteen.
- Actiepunt: Vergunning verlengen (Geen naam genoemd)
- Actiepunt: Tekeningen naar de hoofdaannemer
- Risico: Asfalt mogelijk een week later (Gevolg: tweede stuk later klaar)
- Intern: Ploeg volgende week krap (Twee man ziek, intern bijsturen)
Stap 3
Elk punt gaat naar wie het aangaat
Femke kijkt het na en zet Olaf bij de vergunning. De AI stelt per punt voor wie het mag zien. Interne zaken blijven binnen je team.
- Vergunning verlengen: Iedereen ziet dit
- Tekeningen naar de hoofdaannemer: Alleen de aannemers
- Asfalt mogelijk een week later: Iedereen ziet dit
- Ploeg volgende week krap: Alleen intern
Stap 4
Deadlines worden bewaakt
Twee dagen voor de deadline krijgt Olaf een seintje. Vinkt hij het af, dan ziet de hoofdaannemer dat direct. Niemand hoeft te bellen.
- Seintje aan Olaf: nog twee dagen.
- Olaf vinkt het af: vergunning verlengd.
- Niels ziet het meteen in zijn overzicht.
- Gemiste oproepen van de hoofdaannemer: 0
Wat er al is
Het gedeelde projectoverzicht. Verslagen lezen, losse punten afschermen en herinneringen sturen bouwen we op maat voor jouw situatie.
Het resultaat
Iedereen ziet wat er op hem wacht
Hetzelfde project, drie overzichten. Elke partij ziet alleen wat voor haar bedoeld is.
- Onderaannemer: houdt het bij
- Hoofdaannemer: ziet zijn deel
- Opdrachtgever: leest mee
Onderaannemer
Femke ziet al haar projecten, ook de interne notities van haar eigen team. Wacht op jou: tekeningen naar de hoofdaannemer, uiterlijk di 20 okt
Hoofdaannemer
Niels ziet alleen zijn eigen projecten, en alleen wat voor hem bedoeld is. Wacht op jou: nieuwe datum asfalt doorgeven, uiterlijk ma 19 okt
Opdrachtgever
Anouk leest mee bij haar eigen projecten en ziet meteen wat op haar goedkeuring wacht. Wacht op jou: aansluitpunten goedkeuren, uiterlijk do 22 okt
Projecten
- Kabels vervangen: Let op
- Nieuwe aansluitingen: Op schema
- Kabels verleggen, andere aannemer: Start in november
- Kabels vervangen, in twee stukken: Let op: asfalt later
Actiepunten
- Vergunning verlengen (vr 16 okt)
- Nieuwe datum asfalt doorgeven (ma 19 okt)
- Tekeningen naar de hoofdaannemer (di 20 okt)
- Aansluitpunten goedkeuren (do 22 okt)
Afspraken en risico's
- Afspraak: Tweede stuk van de straat start maandag 12 oktober (uit de kick-off)
- Afspraak: Graven alleen tussen 7.00 en 16.00 uur (uit de kick-off)
- Risico: Asfalt mogelijk een week later
- Intern: Ploeg volgende week krap, twee man ziek (Alleen je eigen team)
Verslagen
- Bouwoverleg, do 8 okt (volledig, zonder interne punten)
- Kick-off, ma 21 sep
- Intern werkoverleg, ma 5 okt
Voor en na
Van rondbellen naar zelf kijken
Zonder overzicht
- Afspraken: Verspreid over mail, de appgroep en losse notulen
- Wie doet wat: ‘Dat zou iemand regelen.’ De vergunning verloopt.
- Hoe het ervoor staat: De hoofdaannemer belt drie keer
- Deadlines: Je merkt het pas als de ploeg stilstaat
- Wie ziet wat: Iedereen alles, of juist niets
Met één overzicht
- Afspraken: Per project op één plek, voor iedereen dezelfde versie
- Wie doet wat: Elk actiepunt heeft een naam en een datum
- Hoe het ervoor staat: Hij kijkt zelf, wanneer het hem uitkomt
- Deadlines: Twee dagen van tevoren een seintje
- Wie ziet wat: Elke partij ziet alleen wat voor haar bedoeld is
Stel: per lopend project komen er elke week drie statusvragen binnen, van tien minuten per stuk. Bij tien projecten ben je dan elke week vijf uur kwijt aan bellen, zoeken en doorsturen. Met één overzicht kijkt de hoofdaannemer zelf.
Goed om te weten
- Je werkt zoals je gewend bent. Het verslag stuur je gewoon door. Niemand hoeft iets over te typen.
- Jij houdt de controle. De AI doet een voorstel. De rest ziet het pas als jij het deelt.
- Partners kijken mee in de browser. Met een eigen inlog, zonder iets te installeren.
- Op maat gebouwd. Rond jouw projecten, partijen en manier van werken. De basis bouwden we al voor een onderaannemer in de infra.
Het gedeelde projectoverzicht, waarin elke partij alleen haar eigen projecten ziet, bouwden we voor een onderaannemer in de infra. Het automatisch lezen van verslagen, het afschermen van losse punten en de herinneringen bouwen we op maat voor jouw situatie. Alle namen, projecten en gegevens op deze pagina zijn verzonnen.
Ook toepasbaar in
Werkt bij elk project met meerdere partijen
Evenementenproductie
Een productiebureau laat locatie, leveranciers en opdrachtgever zien wat er nog openstaat. Leveranciers zien elkaars prijzen niet.
Marketing
Een bureau maakt een campagne met de klant, een fotograaf en een drukker. De klant keurt goed in het overzicht, de drukker ziet alleen zijn eigen deadlines.
IT-projecten
Een softwarebedrijf voert een implementatie uit met de klant en twee leveranciers. De klant ziet de voortgang, niet de interne planning.
Herken je dit?
Laten we kijken wat dit voor jou kan doen.